Un flux entrant difficile à maîtriser sans outil dédié
Les collectivités traitent des centaines de courriels par semaine, adressés au mauvais service, sans priorité claire, avec des délais implicites rarement suivis.
Demandes multi-services
Délais sensibles
Les emails urgents ou soumis à une échéance légale doivent être identifiés et suivis sans dépendre d'un tri humain systématique.
Continuité de service
Absences, congés ou changements d’organisation, sans règles partagées, les dossiers tombent entre les mailles lors des transitions.
Traçabilité réglementaire
Chaque échange doit être archivé, horodaté et accessible pour répondre aux obligations de transparence et aux contrôles internes.
Relation usager
Un accusé de réception clair et une réponse homogène améliorent la confiance envers le service public, même en période de forte charge.
Pilotage de la charge
Les directions manquent de visibilité sur les volumes entrants, les délais de traitement et les services sous tension.
Assister les agents, sans remplacer le jugement métier
EmailTree automatise les tâches répétitives autour de l'email tout en laissant les décisions importantes aux équipes de la collectivité.
De l’arrivée du message à son traitement complet
EmailTree regroupe l’analyse, l’orientation, l’assistance à la réponse et le suivi des demandes dans une solution simple à intégrer aux boîtes mail partagées.
Chaque message peut être automatiquement qualifié, priorisé et transmis au bon service afin de réduire les délais de traitement et les transferts manuels.
Les agents bénéficient d’une assistance intelligente pour répondre plus rapidement tout en gardant la validation et le contrôle métier.
Lecture et classification automatique
Les emails entrants sont analysés et catégorisés selon vos services, vos mots-clés et vos règles internes — sans intervention manuelle.
Suivi des délais et relances
Des alertes automatiques évitent les dossiers oubliés. Les agents voient en temps réel les messages en attente ou en retard.
Affectation et accusé de réception
Chaque message est orienté vers le bon service avec une proposition de réponse initiale conforme à votre ton administratif.
Tableaux de bord et pilotage
Les directions visualisent volumes, délais moyens, pics d’activité et sujets récurrents pour ajuster les ressources.
-60%
de temps de tri mensuel
100%
des emails tracés et archivés
3X
plus vite en période de pic
0
dossier perdu ou oublié
Une solution adaptée aux différents services de la collectivité
EmailTree s’intègre aux services confrontés à un volume important d’emails et à des demandes nécessitant un suivi rigoureux. La solution permet de structurer les échanges, d’améliorer la circulation de l’information et de réduire les traitements manuels au quotidien.
Qualification intelligente
Analyse et catégorisation automatique des demandes selon vos services et vos règles internes.
Orientation des messages
Transmission des emails vers le bon interlocuteur afin de limiter les transferts manuels et les pertes d’information.
Continuité de service
Partage des demandes entre agents avec un suivi centralisé des échanges et des dossiers en cours.
Pilotage opérationnel
Vision claire des volumes, délais de traitement et sujets récurrents pour améliorer l’organisation des services.
Pour quels services ?
Accueil & relation usagers
Qualification des demandes, réponses de premier niveau, orientation vers le bon interlocuteur.
Services techniques
État civil & urbanisme
Directions & cabinet
Ressources humaines
Demandes internes des agents, congés, certificats, communication RH.
Des résultats mesurables pour votre collectivité
Moins de tri manuel, plus de visibilité sur les dossiers, une meilleure continuité de service et des réponses plus cohérentes aux citoyens.
Gain de temps agent
Les messages sont préqualifiés, résumés et proposés au bon service. Les agents se concentrent sur les tâches à valeur ajoutée.
Continuité garantie
Les règles d'affectation et de relance limitent les ruptures lors des absences, congés ou changements d'équipe.
Pilotage éclairé
Les directions visualisent en temps réel les volumes, les temps de traitement, les pics et les sujets récurrents par service.
Prêt à moderniser la gestion email de votre collectivité ?
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